E-Mails in Minuten: von Entwürfen bis zu schwierigen Antworten

E-Mails sind der perfekte Startpunkt für KI: Sie sind häufig, folgen Mustern und die gesparte Zeit ist leicht messbar.

Formel 1: Ein faktenbasierter Entwurf

Schreibe eine E-Mail an einen Kunden. Fakten: Die Lieferung verzögert sich um 3 Tage
aufgrund des Zolls, das neue Datum ist der 18., und als
Entschuldigung bieten wir 5 % Rabatt auf die nächste Bestellung an.
Ton: geschäftlich und freundlich, unter 100 Wörtern.

Du gibst die Fakten vor, die KI verpackt sie. Schneller, als es selbst zu schreiben — und ohne „hiermit möchten wir Sie darüber in Kenntnis setzen, dass gemäß den oben genannten Punkten“.

Formel 2: Auf eine schwierige E-Mail antworten

Füge die gesamte E-Mail ein: „Hier ist die E-Mail: […]. Schreibe eine Antwort: Wir bestätigen die Verzögerung, wir übernehmen keine Schuld für den Ausfall (das war ihr Auftragnehmer), wir schlagen einen Anruf am Donnerstag vor. Bestimmt, aber nicht eskalieren.“ Der Trick ist, genau zu formulieren, was du akzeptierst, was nicht und was du anbietest: KI ist hervorragend darin, den Ton auszubalancieren, aber die Position muss von dir kommen.

Formel 3: Das höfliche Nein

Die Sicherheitsregel für Arbeits-E-Mails

Wenn du eine Arbeits-E-Mail in einen öffentlichen Chatbot einfügst, gibst du sie an Dritte weiter. Das Minimum: persönliche Daten und Geschäftsgeheimnisse entfernen (Namen → „der Kunde“, Beträge → „X €“, Firmennamen → „der Partner“), das Training mit deinen Daten in den Einstellungen deaktivieren und, falls du regelmäßig sensible Materialien bearbeitest, dein Unternehmen nach einem Business-Plan fragen.

Der letzte Schliff

Ein KI-Entwurf ist immer nur ein Entwurf: Lies ihn, bevor du auf Senden klickst. Deine Unterschrift, deine Verantwortung.